아웃룩에는 그런 기능은 없습니다.

다만, 계정에 따른 데이터파일(xxx.pst) 파일을 압축저장하는 기능은 있습니다.

방법은 계정설정으로 들어가셔서, '데이터파일' 탭을 누르면, 바로 아래에 '설정' 아이콘이 보일 겁니다.

압축할 계정을 목록에서 마우스로 선택하고, '설정' 아이콘을 누르면, 창이 새로 뜨는데, 거기에 [지금압축]  이라는 단추를 누르면, 선택한 계정의 데이터파일을 압축할 수 있습니다. 뿐만아니라, [암호변경] 단추를 누르면 데이터 파일의 암호를 바꿀 수도 있고요.

엘레벨님이 원하시는 기능은 없기 때문에, 주기적으로 필요 없는 메일은 [X삭제] 메뉴로 지우고, '지운편지함'으로 옮겨진 메일도 지우시는 수 밖에 없습니다. '지운편지함' 위에서 마우스 오른쪽 단추를 누르면 나타나는 풍선메뉴에서 '폴더비우기'를 선택하시면 됩니다.

윗분말처럼 IMAP로 메일서버에 접속하면 됩니다. 웹브라우저로 지메일 쓰듯이 사용가능합니다.

당연히 해당 메일서비스 IMAP를 지원해야 합니다만 요즘은 거의다 지원하죠.

그렇게 하시면 off-line에서는 메일 작업이 안될텐데 괜찮으세요 ? (그게 무슨 말이야 싶으시면 괜찮으신 겁니다)

윗 분들이 말씀하시는 IMAP이라고 해서 PC 저장되지 않는 것은 아닙니다.

PC에 저장되지 않는 경우는, 메일을 제목만 확인하고 열지 않았을 때 뿐입니다.

즉, 메일을 열고 내용을 확인하게 되면, PC로 내려받게 됩니다.

POP3와 IMAP의 다른 점은 POP3는 메일을 내려받는 순간 서버에 있던 메일이 자동 삭제되고 PC에만 남게 되지만,

IMAP은 서버와 PC양쪽에 남게 되어서, PC 말고 다른 장치에서도 메일을 확인할 수 있다는 점이죠.

다만, 서버와 클라이언트인 피씨가 서로 동기화 되어 있지만, 설정에서 클라이언트에서 삭제해도 서버는 남겨두도록 설정하면, 다른 장치에서 아직 지워지지 않고 남은 서버의 메일을 열어볼 수 있기 때문에, 클라이언트에 저장되지 않는다는 착각을 하기 쉽습니다.

물론, 사용하시는 클라이언트 프로그램이 클라이언트에서 저장하지 않는 기능을 제공하면, 원하시는 결과를 얻으실 수 있습니다.

그런데, 저도 아웃룩을 사용하지만, 그런 기능은 제공하지 않는 것으로 압니다.

데이터 파일 쪽을 보시면, pop3는 파일이 xxxx.pst로 저장되고, imap은 xxxx.ost로 저장되는 데, 저장되는 폴더 위치가 서로 다릅니다.

그래서, pst 파일이 저장되는 폴더에는 ost 파일이 안보여서, 마치 클라이언트인 피씨에 저장되지 않는 것으로 착각하기 쉽습니다.

윈도우 10는

pst 파일은 "사용자>홍길동>Documents>Outlook 파일" 폴더에 저장하지만,

ost 파일은 "사용자>홍길동>AppData>Local>Microsoft>Outlook" 폴더에 저장합니다.

또한, IMAP은 서버에 메일을 저장하므로 서버의 메일용량이 부족하면, 메일 수신 자체가 안 될 수 있다는 점입니다.

사용하시는 지메일은 기본 무료 15기가 이므로 아웃룩으로 받으신 4.5기가가 문제가 되지 않을 지 모르나,

다른 메일서버는 주기적으로 서버 메일 용량을 확인하셔야 할 겁니다.

이메일 우리나라 이메일 호스팅 회사들이 IMAP 보다는 pop3를 주로 제공하는 까닭도 IMAP이 서버에 부하가 걸리기 때문이죠.

gmail은 IMAP을 제공할 거 같긴 한데.... 다른 서버들은 imap을 지원하는지 확인하셔야 합니다.