간단한 해결책

아웃룩의 특정 메일함으로 직접 메일을 보낼 수 있는지요.

예를 들어 가 라는 사용자의 아웃룩에

청구서라는 메일함이 있다고 하면,

그 메일함에 메일을  자동으로 집어 넣을 수 있으면 좋겠습니다.

진짜 문제와 필요한 해결책

외부에서 하루 10-20여개의 문서가 날아옵니다.

이것을 담당자가 사내 각 부서장들에게 배달합니다.

그러면 부서장들은 사인을 해서 돌려 줍니다.

문제는 중간 배달 과정에서 문서가 행방불명되기도 하고,

담당자는 부서장이 그 문서를 검토했는지,

밀쳐 놓고 있다면 닥달을 해야할지를 판단하기가 어렵다는 것입니다.

그러다 보니 결정이 차일피일 미루어져도 누구 책임인지가 어렵습니다.

모든 문서를 이미지로 스캔해서 PDF 로 만듭니다.

각 부서장들은 아웃룩 혹은 해당 프로그램 상에서 눈에 잘 띄는 어떤 폴더를 만들어 놓습니다.

문서는 각 부서장들의 그 해당 폴더에 바로 날아갑니다.

검토되지 않은 새로운 문서가 그 폴더에 들어가면

폴더의 아이콘 색깔이 달라집니다.

부서장은 새로운 문서를 프린트해서 싸인한 다음

문서 담당자에게 하드카피나, 아니면 다시 스캔, PDF 로 만들어 배송합니다.

담당자의 데스크탑에서는 모든 부서장들의 폴더 상태가 실시간으로 표시됩니다.

파일별로 검토된 상태가 표시될 수 있으면 더 좋구요.

각 부서장들이 아웃룩을 하루종일 붙잡고 사니까

아웃룩에서 이런 기능이 잘 구현이 되면 좋겠습니다.

각 부서장들은 그냥 가만 있어도, 굳이 자기 손가락으로 폴더를 찾아가지 않아도

자기가 주목해야 할 일거리가 여기 있구나 하고 직관적으로 알 수 있어야 합니다.

별로 복잡한 문제는 아닌 것 같습니다. 사무실 환경이 처음이라 어벙한데요,

이미 잘 사용되는 기능인데 저만 모르는 것이면 참 좋겠습니다.

도와 주시는 분께 미리 감사드립니다.